Dokumentacja medyczna pacjenta udostępniana jest:

1. Pacjentowi, którego dokumentacja dotyczy za okazaniem dowodu tożsamości (np. dowodu osobistego lub paszportu);

2. Przedstawicielowi ustawowemu pacjenta za okazaniem odpowiedniego dokumentu:

a) rodzicom, jeżeli dziecko nie ukończyło 18 roku życia, za okazaniem odpowiedniego   dokumentu (dowodu osobistego lub aktu urodzenia dziecka),
b) opiekunowi ustanowionemu przez sąd za okazaniem orzeczenia (opieka nad małoletnim lub osobą niepełnosprawną oraz osobą ubezwłasnowolnioną, kurator).

3. Osobie upoważnionej przez pacjenta w pisemnym upoważnieniu za okazaniem dowodu tożsamości.

4. Po śmierci pacjenta prawo wglądu do dokumentacji medycznej ma osoba upoważniona przez pacjenta za życia w dokumentacji medycznej lub w pisemnym pełnomocnictwie udzielonym na wypadek śmierci. Pełnomocnictwo wcześniej udzielone przez pacjenta lub jego przedstawiciela ustawowego zachowuje moc prawną w sytuacji powtarzających się hospitalizacji pacjenta mających miejsce w szpitalu oraz w innych placówkach służby zdrowia, o ile nie zostało odwołane  w formie pisemnej.

Formy udostępniania dokumentacji medycznej:

1. Do wglądu na miejscu w szpitalu lub poradni w obecności lekarza prowadzącego lub pracownika Statystyki Medycznej (dotyczy dokumentacji w formie papierowej) na ustny wniosek pacjenta, jego przedstawiciela ustawowego lub osoby upoważnionej przez pacjenta;

2. Przez sporządzenie kopii, wyciągów, odpisów z dokumentacji papierowej oraz wydruku z dokumentacji elektronicznej,  na pisemny wniosek.

3. Poprzez wydanie oryginału za pokwitowaniem odbioru oraz z zastrzeżeniem i ustaleniem terminu zwrotu po wykorzystaniu dokumentacji, w sytuacji gdy uprawniony organ lub podmiot żąda udostępnienia oryginału tej dokumentacji. W dokumentacji szpitala, poradni i archiwum zakładowym pozostawia się bezwzględnie kserokopię sporządzoną z oryginału dokumentacji.

Ogólne zasady udostępniania dokumentacji medycznej: 

1. Udostępnienie dokumentacji medycznej następuje w trybie zapewniającym zachowanie poufności i ochronę danych osobowych oraz za pokwitowaniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu, jeśli udostępnia się oryginał dokumentacji;

2. W razie wydania oryginałów dokumentacji medycznej bezwzględnie pozostawia się kopie tej dokumentacji;

3. W celu uzyskania wyciągów, odpisów lub kopii dokumentacji medycznej pacjent, jego przedstawiciel ustawowy lub osoba upoważniona przez pacjenta zobowiązany jest złożyć pisemny „Wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej” w kancelarii szpitala lub za pośrednictwem poczty.

4.  Nie udostępnia się dokumentacji medycznej w odpowiedzi na otrzymany faks lub przeprowadzoną rozmowę telefoniczną. Wydanie dokumentacji medycznej następuje dopiero po przedłożeniu wniosku, który stanowi załącznik do otrzymanego faksu;

5. W trakcie hospitalizacji pacjenta w oddziale dokumentację medyczną częściową mogą udostępnić pracownicy Statystyki Medycznej na pisemny wniosek osoby upoważnionej oraz organów i podmiotów uprawnionych do jej pozyskania. Po sporządzeniu kopii pracownik Statystyki Medycznej powinien zwrócić oryginał na oddział, który ponosi odpowiedzialność za  kompletność dokumentacji medycznej pacjenta w związku z dalszą jego hospitalizacją;

6. W przypadku odbioru dokumentacji medycznej przez osobę upoważnioną, dodatkowo należy złożyć „Upoważnienie do wydania dokumentacji medycznej“;

7. Udostępnianie dokumentacji następuje niezwłocznie, nie później niż w ciągu 14 dni roboczych, licząc od daty złożenia lub wpłynięcia wniosku do szpitala.

8. Pismo przewodnie w sprawie udostępniania dokumentacji medycznej adresowane do uprawnionych organów po zaopiniowaniu Kierownika Działu Rozliczeń i Statystyki Medycznej, powinien zaakceptować Prezes lub Wiceprezes Zarządu lub osoba przez niego upoważniona.

9. Wgląd do dokumentacji pacjenta możliwy jest w oddziałach lub poradniach szpitala oraz w Statystyce Medycznej i  w Rejestracji;

10. Odbiór oryginału, wyciągu, odpisu lub kopii dokumentacji medycznej można dokonać w Statystyce Medycznej (budynek administracji I) lub Rejestracji (hol główny szpitala) od godz. 08:00 do 14:00 każdego dnia roboczego. Udostępnianie dokumentacji wymaga potwierdzenia podpisem udostępniającego  dokumentację i odbierającego oraz datą odbioru dokumentacji na piśmie przewodnim lub złożonym wniosku, oraz za okazaniem dowodu tożsamości, lub upoważnienia, chyba że znajduje się w dokumentacji medycznej pacjenta;

11. Poświadcza się wyłącznie kopie dokumentacji medycznej wykonane przez pracownika Szpitala.

12. Odmawia się wydania dokumentacji medycznej gdy udostępnienie jej jest niemożliwe. Wówczas, wymagana jest pisemna forma odmowy wraz z podaniem przyczyny.

Zasady odpłatności:

1. Szpital pobiera opłatę za kserokopie, wyciągi i odpisy dokumentacji medycznej pacjenta w wysokości ustalonej na zasadach określonych w ustawie o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta na podstawie przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale. Fakturę za wykonaną usługę zobowiązany jest wystawić pracownik Działu księgowości.

2. Wybierając sposób odbioru kserokopii poprzez wysyłkę za pobraniem, należy uiścić opłatę w wysokości wskazanej, na konto rachunku bankowego. W przypadku nieodebrania przesyłki, koszt zostanie powiększony o kwotę zwrotu do nadawcy równej kosztowi wysyłki;

3. Na wniosek instytucji, szpital udostępnia kserokopię dokumentacji medycznej, listem poleconym, za potwierdzeniem odbioru. Opłata z tytułu wykonanej kserokopii oraz kosztów przesyłki wskazana jest w fakturze przesłanej wraz z dokumentacją, płatnej w terminie 14 dni od daty otrzymania;

4. Szpital nie pobiera opłat za sporządzenie wyciągu, odpisu lub kopii dokumentacji medycznej od:

a) Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w sprawach świadczeń z ubezpieczeń społecznych,
b) Organów rentowych i osób zainteresowanych w sprawach świadczeń z ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych,
c) Opłaty, nie pobiera się w przypadku udostępniania dokumentacji medycznej w związku z postępowaniem przed wojewódzką komisją do spraw orzekania o zdarzeniach medycznych. W tym przypadku na wniosku o wydanie dokumentacji medycznej trzeba wyraźnie to zaznaczyć i okazać dokument potwierdzający.